Come ottimizzare i tuoi eventi ibridi

Le riunioni ibride, con partecipanti in luoghi fisici diversi, erano una cosa prima della pandemia di COVID-19, ovviamente. Tuttavia, quando l’epidemia di coronavirus ha colpito il mondo, sono diventati la norma poiché camere da letto, cucine e vari altri spazi nelle case di tutto il paese sono stati convertiti in uffici, o almeno lo era il muro rivolto verso la telecamera!

Sempre più organizzazioni eventi a Milano ed in altre grandi città si sono sempre più attrezzate a riguardo ed ecco quindi sette tattiche comprovate per ottenere il massimo valore da questi strumenti.

• Incoraggia i partecipanti a fare i compiti in anticipo. La maggior parte delle persone direbbe di non essere grandi fan delle riunioni. Questo può essere particolarmente vero per le riunioni ibride, in cui non hai almeno il piacere di impegnarti di persona con i tuoi coetanei. Di conseguenza, nessuno vuole che una riunione duri a lungo semplicemente perché le persone non erano preparate.
• Fare a meno dei rapporti sullo stato di avanzamento. Ciò che molte organizzazioni hanno capito quando il numero di riunioni ibride è salito alle stelle è che, nella maggior parte dei casi, la posta elettronica funziona perfettamente per aggiornare i colleghi sullo stato dei progetti. Cerca di mantenere le riunioni ibride focalizzate su argomenti in cui il contributo dei partecipanti è importante nel processo decisionale. Ma, ovviamente, se è probabile che un particolare aggiornamento accenda una discussione importante … portalo avanti!
• Resisti all’impulso di silenziare le persone che attualmente non stanno parlando. Sì, è una pratica comune e sì, il rumore di fondo proveniente da 10 posizioni diverse può essere un po ‘opprimente. Ma la realtà è che le persone che potrebbero fornire grandi intuizioni se potessero farlo spontaneamente sono meno inclini a parlare se devono prima alzare la mano virtuale. Chiedi ai partecipanti di fare del loro meglio per ridurre al minimo il rumore, ma lasciali liberi di intervenire mentre si sentono spinti a farlo.
• Richiedi ai partecipanti di non svolgere più attività contemporaneamente. Sentiamo tutti il ​​desiderio di interrompere alcune attività secondarie mentre qualcun altro sta parlando in una riunione ibrida. Tuttavia, non essere pienamente coinvolti significa potenzialmente perdere un’opportunità per fornire input o feedback preziosi. Spiega ai partecipanti che parte del motivo delle tattiche 1 e 2 di cui sopra è mantenere la riunione breve e consentire loro di passare ad altre attività, quindi il multitasking non dovrebbe essere necessario.
• Ruota i facilitatori. Per le riunioni ricorrenti, può essere un gradito sollievo per il facilitatore predefinito e una buona esperienza per i partecipanti se altri sono incoraggiati o tenuti ad assumere il ruolo principale di volta in volta. Inoltre, uno stile di leadership diverso può produrre una dinamica di riunione diversa e, in alcuni casi, risultati diversi.
• Non dimenticare di fare delle pause. Quando le persone partecipano a una riunione ibrida da casa, può esserci la tendenza a credere che siano a loro agio e non abbiano bisogno di alzarsi e sgranchirsi le gambe, usare il bagno o prendere una tazza di caffè fresca. Non vero. È importante fare una pausa di 5-10 minuti dopo ogni 45-60 minuti di riunione per molte ragioni, incluso il fatto che fissare attentamente lo schermo di un computer per troppo tempo può causare affaticamento e affaticamento degli occhi.
• Hai il ​​tempo per l’opzione “Hai un minuto?” conversazioni. Ammettiamolo, alcuni dei momenti più preziosi nelle riunioni di persona sono i 10-15 minuti dopo che la sessione si è formalmente conclusa, quando alcuni partecipanti si soffermano per esporre davvero i dettagli di un progetto o formulare i passaggi successivi. Incorpora questa volta nell’agenda ibrida della tua riunione, chiarendo che nessuno dovrebbe restare in giro, ma tutti sono i benvenuti.